1.- Finalidad del procedimiento
El Banco de Alimentos de Zaragoza ha aprobado este procedimiento para mejorar la gestión de la Fundación, atender las denuncias que pudiera conocer sobre cualquiera de los aspectos de su gestión y tomar las decisiones que, de acuerdo con los objetivos del Banco y con la ética, deban tomarse para atender y contestar esas denuncias, y evitar que vuelvan a producirse los hechos denunciados si es que fueran contrarios a la consecución de los objetivos del Banco a su ética.
El objetivo del procedimiento es que el Banco de Alimentos de Zaragoza complete los sistemas de gestión y control que ya tiene establecidos, para detectar mejor, los posibles problemas que puedan existir en la organización, mejorando la transparencia, y reduciendo el riesgo de conflictos evitando que se puedan convertir en riesgos importantes para la Entidad.
2.- Concepto del canal de denuncias
El canal de denuncias es un instrumento mas de gestión del Banco de Alimentos de Zaragoza creado a sugerencia de la Fundación Lealtad, una herramienta interna de la organización que permite que cualquier persona (voluntario, beneficiario, colaborador o persona externa,) pueda hacer llegar a la organización denuncias sobre cualquier hecho o sospecha de situaciones o actitudes que puedan afectar al funcionamiento del Banco de Alimentos, o a cualquiera de sus voluntarios.,.
El canal de denuncias es un sistema interno del Banco, auxiliar del Patronato para la recepción, clasificación, estudio, estadística y decisión de acciones sobre las denuncias.
El canal de denuncias facilitará que las denuncias que se puedan producir, puedan ser registradas, estudiadas , archivadas o contestadas a los denunciantes, tras la toma de los acuerdos que el Patronato considere deban tomarse al respecto.
Estas denuncias serán recibidas, admitidas a trámite, y gestionadas por un comité de denuncias, formado por un mínimo de tres personas designadas por el Patronato, que pueden ser patronos o no y que estudiarán las circunstancias denunciadas, inspeccionaran la gestión del Banco al respecto o de los voluntarios implicados en la acción denunciada y propondrán al Patronato las decisiones que se estimen oportunas, que puedan ser convenientes para evitar que exista un beneficio personal, profesional o político en perjuicio del Banco de Alimentos.
El Patronato del Banco de Alimentos deberá conocer en cualquier momento el estado de estudio y las propuestas de resolución de cualquier denuncia recibida y dará a los responsables de cada área las indicaciones convenientes para que exista la menor reiteración posible en cada tipo de denuncias.
3.-Acciones que puedan ser denunciadas y resueltas con ayuda del canal de denuncias.
Cualquier acción realizada en el Banco de Alimentos o en relación con su gestión, que pudiera ser denunciada a la organización, tanto por voluntarios como por personas externas, y especialmente las que se refieran a posibles conflictos de intereses entre la Fundación y el Patronato, será registrada en un canal de denuncias que existirá en el Banco de Alimentos y deberá ser comunicada a las personas designadas por el Patronato de la Fundación para gestionar el canal de denuncias.
Cualquier persona o entidad que tuviese conocimiento de que en el Banco de Alimentos se ha cometido alguna irregularidad o falta de ética, podrá comunicarlo al Patronato en la forma que estime oportuno, preferentemente por correo electrónico a la dirección denuncias@bazgz.es
Los denunciantes deberán incluir en la denuncia su identificación y algún medio para ser localizados y preguntados sobre los extremos denunciados si fuera preciso, con la salvedad señalada en los dos párrafos siguientes:
Si alguna persona quiere realizar alguna denuncia en forma confidencial, deberá enviar un escrito en papel, con un doble sobre, de tal forma que en su denuncia en sobre abierto haga alguna referencia a una contraseña, mientras que en sobre cerrado detalle su identificación personal.
En esos casos, esa identificación personal sólo será conocida por el Patronato del Banco en caso de que del procedimiento de análisis de la denuncia, el Patronato considere necesario conocer esa identificación al objeto de recabar mayor información del denunciante, o al objeto de comunicarle la decisión del Banco.
4.- Del Comité de denuncias
Para asumir la gestión del Comité de denuncias el Patronato nombrará a tres personas (patronos o voluntarios) que constituirán el Comité de denuncias, eligiendo entre ellos un responsable que presidirá ese Comité, convocará las reuniones del mismo y dirigirá el debate interno del Comité.
El Comité de denuncias o su responsable, podrán ser renovados en cualquier momento, si así se decide en el Patronato.
Cada dos años se renovará al menos uno de los miembros del Comité de denuncias.
Las reuniones del Comité, que si existen denuncias en trámite se convocarán al menos una vez al mes, deberán contar siempre con tres personas, por ello el Patronato también nombrará a dos patronos o voluntarios reservas para el caso de que alguno de los titulares no puedan asistir a alguna reunión del Comité.
El Comité de denuncias, cuando lo estime conveniente, podrá llamar para ayudar en su labor y a la deliberación de los asuntos que les correspondan a uno o varios voluntarios expertos en la cuestión a tratar o incluso a personas externas a la organización del Banco de Alimentos que se estimen necesario.
El Comité de denuncias tomará sus decisiones por mayoría de sus miembros y podrá proponer al Patronato o al Presidente en caso de que hayan existido daños importantes al Banco, la pérdida de la condición de socio, voluntario, proveedor…..
5.- Admisión a trámite, registro y clasificación de las denuncias
Las denuncias recibidas serán remitidas a uno de los miembros del Comité de denuncias, encargado de ello, quien las registrará y clasificará por grupos atendiendo a:
- El fundamento de la denuncia
- La petición de confidencialidad del denunciante
- El área de gestión del Banco de Alimentos al que afectan.
- Los aspectos de la gestión del Banco de Alimentos a los que puedan afectar, económicos, de calidad de los alimentos entregados, de seguridad para los voluntarios u otras personas, de riesgo para las instalaciones utilizadas por el Banco de Alimentos, de prestigio para la entidad, o de cualquier otro motivo
- La gravedad de los daños que puedan causarse a otras personas o entidades
- La prioridad que deba darse al análisis o solución de los hechos
En la clasificación de las denuncias se podrá considerar que algunas denuncias no tienen fundamento ni interés suficiente para dar origen a ninguna acción correctora y en ese caso se podrá proceder a archivarlas y agruparlas en un archivo de denuncias no admitidas a trámite, que será conocido por los otros miembros del Comité de denuncias, antes de ser archivadas.
En el registro de las denuncias confidenciales se cuidará de limitar al máximo las posibilidades de que los datos del denunciante puedan llegar a ser conocidos por los voluntarios, las personas del Comité de denuncias o del Patronato.
Por ello, en estos casos, los miembros del comité de denuncias archivarán en lugar independiente del canal de denuncias los datos que deban ser confidenciales.
Las denuncias serán archivadas, clasificadas y gestionadas con ayuda de un sistema informático, que permita evaluar la gestión del Banco, conocer los aspectos mas denunciados,.. establecer estadísticas,.. etc.
6.- Gestión y resolución de las denuncias recibidas
Una vez clasificadas las denuncias, para el estudio y análisis de cada una de ellas, , el Comité de denuncias del Banco de Alimentos nombrará un ponente que , salvo petición de confidencialidad, hablará con los denunciantes, y recabará toda la información viable de los responsables del área del Banco de Alimentos y de los voluntarios que pudieran tener relación con los hechos, y con todas las personas y entidades que se estimara necesario y posible por el Comité de denuncias.
La gestión de las denuncias o quejas recibidas se deberá realizar de forma independiente y confidencial, garantizando la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados, informando de sus datos sólo a las personas a las que estrictamente sea necesario y respetando en todo caso la personalidad del denunciante.
Finalizado el análisis por el ponente, en plazo no superior a tres meses, salvo que concurrieran causas excepcionales aceptadas por el Patronato, el ponente elevará al Comité de denuncias un criterio, unas conclusiones, una propuesta de archivo de la denuncia, o una propuesta de acciones correctivas a tomar por el Patronato, que tras ser ratificada o modificada por el Comité, será elevada a conocimiento, aprobación o a rectificación por el Patronato.
El Patronato podrá delegar en un patrono, si lo estimara conveniente para agilizar la gestión, el conocimiento, aprobación o rectificación de propuestas de resolución de aquellas denuncias que no se estimen inicialmente graves por el Comité de denuncias.
Las denuncias clasificadas como graves deberán ser siempre conocidas por el Presidente de la Fundación o por el Patronato
El Comité de denuncias , el Patronato o ambos podrán en caso de estimarlo necesario, convocar a la sesión en la que se estudie alguna denuncia a los voluntarios, responsables o personas externas que estimaran conveniente para preguntarles lo necesario para formar su criterio.
Las propuestas de resolución de las denuncias podrán decidir la adopción de medidas correctoras, mejoras en la supervisión, o en su caso otras decisiones sobre los hechos denunciados, los voluntarios que hayan participado en los hechos, ….
7.- Comunicación de la gestión de las denuncias recibidas
El responsable del Comité de denuncias comunicará a los denunciantes, en los momentos en que estime oportuno o conveniente y en cualquier caso, no después de 6 meses de ser recibida la denuncia, la situación de trámite de la denuncia, la resolución parcial o definitiva que se haya tomado, o la resolución definitiva del Patronato o del patrono encargado por el Patronato
8.- Estadística y aprobación de la gestión del canal de denuncias
Anualmente el Patronato de la Fundación deberá revisar y emitir un informe sobre las denuncias recibidas, debidamente clasificadas, y sobre las acciones a tomar o la comunicación a los denunciantes.
9.- Conservación de la información
El Banco de Alimentos de Zaragoza mantendrá el archivo de información de las denuncias recibidas, las actas del comité de denuncias, y las decisiones tomadas durante un mínimo de tres años.
Los datos sobre la identificación de los denunciantes se conservarán sólo durante el tiempo necesario para resolver sobre la denuncia, manteniendo la confidencialidad en los términos previstos anteriormente.